私はTo Doリストを使うようになってから、しごとを先延ばしにしたり、だらだらとしんどい時間を過ごすことが減り、実行力が上がりました。
私が使っているTo DoリストアプリはWindowsのデスクトップPCに標準装備されている「Microsoft To Do」です。
仕事でメインに使っているPCなので、アクセスが楽で、常に参照することができます。
私が使っているのは基本的な機能ばかりなので、どんなTo Doアプリでも同じようなことができると思います。
昔からあるシンプルな仕組みですが、仕事の効率化にもたらす恩恵の大きさには目を見張るものがあります。
私がTo Doリストで管理している3種類のタスク
私は日常生活を回すための雑用から、しごとの予定まで、なんでもTo Doリストに入れるようにしています。
タスクの種類を以下の3つに分けて考えることで、混乱することなく運用できています。
- 日々のタスク（定期的に繰り返すもの）
- 直近の予定（一度やれば終わるもの）
- 長期的な予定（向こう半年ほどの予定）
それぞれについて、以下で見ていきます。
日々のタスク（定期的なもの）の管理
散歩、読書、トイレ掃除、食材の買い出し、洗濯など、日常の中で繰り返すタスクをTo Doリストに入れています。
毎日の習慣にしたいタスク
散歩や読書など、毎日の習慣にしたいと思っていることは、繰り返しの頻度を「毎日」にしてTo Doリストに登録しています。
そうすると毎日To Doリストに現れて、リマインドしてくれるので、「つい忘れていた」ということを防げます。
定期的にやる必要のあるタスク
例えば、私は2日に1回トイレ掃除をすることにしているので、繰り返しの設定を「2日ごと」にして登録しています。
これで、2日に1回、To Doリストに現れて、リマインドしてくれます。
状況によって発生するタスク
洗濯や食材の買い出しなど、天候や食材のストック状況によって「今日やるかどうか」が決まるタスクは、その都度、手動で「今日のタスク」に登録しています。
直近の予定（1度やれば終わるもの）の管理
1日～数日ほどかけて、直近にやり遂げたいプロジェクトは、その都度、登録します。
数日かかるような中規模プロジェクト（それ自体が数か月かかるような大規模プロジェクトの一部の場合もあります）の場合、それを小さなタスクの集合体として考えると、しごとに取り掛かりやすくなります。
そのため、To Doリストにも、ひとつのプロジェクトの中に、できるだけ細分化したタスクを登録します。
長期的な予定（1回で終わるタスク）の管理
今すぐやることではないけれど必須の予定は、To Doリストに設定しておくことで「うっかり忘れ」を防げます。
例えば、私は以下のような用件を登録しています。
- 歯科検診を予約してある日
- いま加入しているサブスクの解約期限日
- 行きたい展覧会の会期
これによって、「覚えておかなければ」「忘れたら迷惑をかけてしまう」「忘れたら無駄に課金されてしまうかも」といったプレッシャーから解放されて、気持ちが落ち着きます。
しごとがはかどるTo Doリストの4つの効果
To Doリストを活用することで、私は仕事の進めやすさが格段に変わりました。
ここでは、私が感じているTo Doリストの効果を整理してお伝えします。
To Do リストの効果①：脳内の「やることリスト」を外部化することで、ワーキングメモリを開放できる
私たちは、短期的なものから長期的なものまで、たくさんの種類のタスクや予定を抱えていますが、1度にできることはひとつです。
そのため、いま行っている仕事に全集中することが、しごとの効率を上げるために最も効果的です。
仕事への全集中を妨げるもののひとつが、今後に控えている予定が頭の中でチラついたり、今後行わなければならない仕事の量に圧倒されたりする感覚です。
例えば、「明後日は午後16時に歯医者に行くのを忘れないようにしないと」とか「来週までにこのプロジェクトを仕上げたいけど、まだまだやることが山積みだ」といったことが頭をよぎると、今現在やっているタスクへの集中が妨げられてしまいます。
そこで、To Doリストにそれらを前もって書き出して、忘れないことを確実にしておきます。
予定を覚えておくことをTo Doリストに肩代わりしてもらうことで、自分のリソースを「今やるべきこと」に1点集中できます。
仕事や生活に必要な情報を頭の中で一時的に記憶・処理する「ワーキングメモリ」への負担を減らすことで、頭のなかがクリアになり、しごとの効率が上がります。
To Do リストの効果②：タスクが一覧できることにより、優先順位をつけて取り掛かりやすくなる
私たちの頭の中には、いつも、「やりたいこと」や「やるべきこと」が、たくさん渦巻いています。
それらを頭のなかだけで整理整頓することは難しく、圧倒されて何からやったらいいか分からなくなると、時間だけが過ぎていくことにもなりかねません。
ひとたび、To Doリストの形でそれらを書き出してしまうと、それを見ながら、冷静に優先順位をつけることができるようになります。
その結果、迷う時間が減り、次のタスクにすぐ取りかかれるようになります。
To Do リストの効果③：大きめのプロジェクトに含まれるタスクを細分化して把握することで、格段に取り掛かりやすくなる
しごとには、取り掛かることさえできればすぐに終わらせられるシンプルなものもあれば、数日～数か月かかるような大掛かりなプロジェクトもあります。
後者の場合、そのプロジェクト名をTo Doリストに登録しただけでは、取り掛かるのは難しいままな可能性が高いです。
大がかりなプロジェクトに取り掛かるにあたっては、その遂行に必要な一つ一つの手順を順番にリストアップすることから始めると、頭の中に完成までのロードマップを構築することができます。
細分化したTo Doリストを作成することは、何から始めるか、どういった順番で行えば最も効率的に成果が上がるかといった戦略を練ることにもつながります。
そして、最初に行うべき具体的な小さな一歩（スモールステップ）を踏み出すことへのハードルが下がり、実際にタスクに取り掛かることができます。
To Do リストの効果④：タスクを完成させるたびにチェックマークを入れることで、達成感が味わえ、モチベーションが上がる
完了したタスクに「チェックマークを入れる」システムが、To Doリストの醍醐味のひとつだと思います。
心理学で、未完了のものほど気になってしまう「ツァイガルニク効果」が存在すると言われていますが、私たちには「空白があると埋めたくなる」性質が備わっています。
To Doリストのチェックボックスが並んでいると「はやくタスクをやり遂げて、それらにチェックをつけていきたい」という欲求が生まれます。
また、チェックをつけた時に、快い達成感を得ることができます。
これらのことが、しごとをこなしていく推進力になってくれます。
まとめ：To Doリストがタスク管理にもたらすメリット
私が感じているTo Doリストの恩恵をまとめます。
- タスクの存在自体を忘れないようにするリマインド効果がある
- 脳のワーキングメモリを解放して、集中力を高める
- タスクを細分化して登録することで、To Doリストが、取り組んでいる仕事のロードマップになる
- 「タスク完了」のチェックマークを入れる快感が仕事のモチベーションをブーストする
このように、かなりたくさんのメリットがあり、私が毎日のしごとや生活を生産性高く回していくために必須のツールとなっています。
シンプルな仕組みだからこそ、取り入れるのも、続けていくのも簡単です。
この記事が、読んでくださった方の仕事の効率化に役立ちましたら嬉しいです。
